Home-Office – Arbeit der Zukunft oder Notlösung mit Tücken?

Home-Office

Arbeit der Zukunft oder Notlösung mit Tücken?

Bis Anfang 2020 war es ein Randthema, ein Privileg gutbezahlter „Kopfarbeiter“ und eine Standardfrage der Generation Y im Vorstellungsgespräch, in Zeiten der Corona-Pandemie ist Home-Office „über Nacht“ ein Großthema geworden. Zunächst als Notlösung, mit der viele Unternehmen der Corona-Pandemie begegneten: Schätzungen sagen, dass bis zu einem Drittel der Beschäftigten ganz oder zeitweilig im Home-Office gearbeitet haben. Ungefähr die Hälfte davon sei inzwischen aber wieder an den Arbeitsplatz zurückgekehrt. Und viele fragen sich jetzt: was wird vom Home-Office bleiben?

Viele Erwartungen werden mit dem Home-Office verbunden: vom Verschwinden verstopfter Straßen bis zur Entlastung des angespannten Büromarktes, so dass aus dem politischen Bereich bereits die Forderungen nach einem „Recht auf Home-Office“ kam. Andere Stimmen verweisen auf nachteilige Effekte des Home-Office für Arbeitnehmer, aber auch für die Unternehmen.

Und auch dies gab es: Nach Presseberichten hat die Zahl der Unfälle mit tödlichem Ausgang auf deutschen Baustellen im Verlauf des Jahres 2020 deutlich zugenommen. Diese Entwicklung wird darauf zurückgeführt, dass die Außendienst-Kontrolleure der Berufsgenossenschaften sich zunehmend ebenfalls im Home-Office befinden und die Zahl der Kontrollen auf Baustellen daher eingebrochen ist.

Schafft Home-Office eine berufliche Zweiklassen-Gesellschaft?
In der Vergangenheit konnten gut bezahlte Kopfarbeiter bereits z. T. Home-Office in Anspruch nehmen, in der Pandemie trifft es auch den „Mittelbau“ im Büro. Daneben gibt es aber viele – meist nicht so gut bezahlte Tätigkeiten –  bei denen Home-Office nicht möglich ist: alle Tätigkeiten auf den Baustellen, daneben Industriearbeiter, Verkäufer, Busfahrer, Reinigungspersonal, Krankenschwestern, aber auch Ärzte, etc. Kritiker verweisen darauf, dass in den Unternehmen ein erhebliches Konfliktpotential entstehen kann, wenn ein Teil der Belegschaft in großem Umfang Home-Office in Anspruch nehmen kann, ein anderer Teil davon aber ausgeschlossen bleibt. Ungeklärt ist somit, welche Folgen eine längerfristige umfangreiche Möglichkeit zum Home-Office auf das Betriebsklima haben kann.

Home-Office ist nicht gleich Home-Office
Juristisch werden Heimarbeitsplätze (die der Arbeitgeber einzurichten und beispielsweise in Bezug auf Arbeitssicherheit grundsätzlich zu überwachen hat) auf der einen Seite und sog. „mobiles Arbeiten“ ohne weitere Vorgaben auf der anderen Seite unterschieden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind gut beraten, diesen Unterschied zu beachten, denn die Rechtsfolgen, beispielsweise bei Unfällen, können erheblich voneinander abweichen.

Geringere Produktivität
Eine Gefahr, die Home-Office mit sich bringt, ist die der Vereinzelung. Viele Ideen, nicht nur große Innovationen, sondern auch die kleinen Verbesserungen im Arbeitsalltag, entstehen „nebenbei“ durch eher zufällige Begegnungen im Büro, in der Kaffeeküche oder in Besprechungspausen. Diese produktiven Begegnungen fehlen beim Home-Office und finden auch bei Videokonferenzen nicht statt, bei denen fast ausschließlich die offizielle Tagesordnung besprochen wird. Hinweise auf geringere Produktivität bei lediglich virtueller Zusammenarbeit lieferte neulich auch ein Forscherteam um Harvard-Ökonom Ricardo Hausmann. Damit zusammen hängt auch der Kollegen-Effekt: die Schnellen ziehen die Langsamen mit, die Stärkeren die Schwächeren.

Auch die Kreativität leidet unter der Vereinzelung: kreativ sind Menschen durch Impulse verschiedenster Art, z. B. durch ungeplante Begegnungen mit anderen Menschen. Dieses ungeplante Brainstorming findet im Home-Office aber nicht statt.

Einbettung in neue Arbeitsstrukturen
Home-Office bzw. die Möglichkeit dazu ist nicht die einzige bedeutsame Entwicklung in der aktuellen Arbeitswelt. Die Megatrends Digitalisierung und agiles Arbeiten resultieren auch in neuen Führungsstrukturen: die Führungskraft alter Schule mit Einzelbüro und Vorzimmer macht immer mehr Platz zugunsten von Projekt- und Teamarbeit, verbunden mit einem höheren Maß an Delegation. Gerade die Generation Y erwartet einen kooperativen Führungsstil. Unternehmen mit autoritären Strukturen sind für die nachwachsende Generation als Arbeitgeber nicht mehr interessant.

Tipps zur Sicherstellung der Produktivität

Welche Maßnahmen können Vorgesetzte treffen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter, die coronabedingt weiterhin im Home-Office arbeiten (müssen), hochzuhalten? Wie funktioniert „Führen über Distanz“? Wenn Sie die „Zehn goldenen Regeln für Führen über Distanz“ beachten, können Sie einen Großteil der Risiken bereits deutlich minimieren:

1. Klare Regeln: Setzen Sie eindeutige Ziele und Regeln! Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern die fachlich zu erreichenden Ziele und setzen Sie Termine.

2. Professionelle Kommunikation: Legen Sie feste Zeiten für Telefonate bzw. Videokonferenzen fest, sowohl für 1:1-Gespräche als auch für Teammeetings und halten Sie diese unbedingt ein. Beachten Sie, dass digitale Kommunikation anfälliger ist für Missverständnisse, weil die nonverbalen Nuancen fehlen. Fassen Sie alle Diskussionsergebnisse nach Möglichkeit nochmals mit eigenen Worten zusammen und lassen Sie ein Protokoll anfertigen.

3. Vertrauen aufbauen: Führen über Distanz basiert auf Vertrauen. Dieses Vertrauen muss zu Beginn irgendwann durch eine persönliche Begegnung entstehen, zwischen Führungskraft und Mitarbeiter genauso wie zwischen den Teammitgliedern. Dem Teambuilding zu Beginn kommt beim virtuellen Arbeiten eine noch größere Bedeutung zu als ohnehin schon.

4. Aktuelle Technik: Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter die für mobiles Arbeiten erforderliche technische Ausstattung erhalten. Überzeugen Sie sich davon, dass eine ausreichende Internet-Verbindung vorhanden ist. Den Mitarbeiter nach Hause schicken, um erst danach festzustellen, dass er in einem Funkloch sitzt, sollte unbedingt vermieden werden.

5. Erfolge würdigen: Auch über die Distanz ist Lob gern gesehen und gehört. Loben Sie bei erzielten Erfolgen und zeigen Sie ihrem Team Wertschätzung.

6. Informationen geben: Im Home-Office sind Ihre Mitarbeiter vom „Flurfunk“ weitgehend abgeschnitten. Fassen Sie in regelmäßigen Abständen alle relevanten Informationen zusammen und übermitteln Sie diese Ihren Mitarbeitern. Nur informierte Mitarbeiter sind motiviert und können Leistung erbringen.

7. Abnehmende Leistungsfähigkeit thematisieren: Es kann vorkommen, dass Arbeitnehmer aufgrund häuslicher Probleme, beengter Platzverhältnisse oder sonstiger Ablenkungen in ihrer Leistung nachlassen. Wenn Sie das bemerken, müssen Sie es unbedingt in einem persönlichen Telefonat oder Videogespräch thematisieren und Lösungsstrategien erarbeiten. Notfalls muss der Mitarbeiter ins Büro zurückkommen.

8. Medienkompetenz der Mitarbeiter sicherstellen: Es reicht nicht aus, dass der Mitarbeiter im Home-Office das neueste Notebook und eine 100 MBit-Leitung zur Verfügung hat; er muss auch damit umgehen können. Das Minimum ist eine Schulung in dem von Ihrem Unternehmen verwendeten Videokonferenz-System, so dass die Mitarbeiter in jeder Hinsicht teilnehmen können und z. B. auch Dokumente präsentieren können. Überzeugen Sie sich davon, dass Ihre Mitarbeiter sicher im Umgang mit den verwendeten Systemen sind!

9. Rituale aus der analogen Welt übernehmen: Wenn es in Ihrem Unternehmen üblich ist, morgens bei einer Tasse Kaffee die angefallenen Themen zu besprechen, übernehmen Sie dieses Ritual doch auch für die virtuelle Zusammenarbeit. Versuchen Sie soweit es geht, bewährte Abläufe, Kommunikationswege und andere Bräuche aufrechtzuerhalten.

10. Organisationsentwicklung: Auch die virtuelle Welt bleibt nicht stehen. Holen Sie regelmäßiges Feedback Ihrer Mitarbeiter über Abläufe, technische Hilfsmittel und Ergebnisse ein und werfen Sie einen kritischen Blick auf Strukturen und Abläufe: wo sind Ineffizienzen, wo hakt es, wo stimmt das Verhältnis von Aufwand und Ergebnis nicht? Entwickeln Sie auch die virtuelle Organisation weiter!

Bei vielen dieser Themen (z. B. Mitarbeiterführung, Organisationsentwicklung oder auch beim Betrieblichen Gesundheitsmanagement) unterstützt die Bauakademie Ost Sie mit entsprechenden Seminaren. Sprechen Sie uns an!

Mit der richtigen Weiterbildung zum Erfolg!

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